L'assemblée générale

Une assemblée générale se déroule en deux temps que tout oppose.

D'abord deux heures de statutaire : rapport moral, comptes, quitus, élections. Puis quinze minutes qui justifient à elles seules d'avoir fait venir tout le monde — le moment où les gens se parlent enfin.

Le buffet ne sert pas à nourrir. Il sert à ce que ce second temps existe.

Une AG sans rien à l'issue se vide en quatre minutes. Les gens rangent leur manteau, saluent le président, et repartent. Vous avez rassemblé soixante personnes pour un ordre du jour, pas pour une association.

Avec un buffet, il se passe autre chose. Les adhérents restent quarante minutes. Le trésorier explique le budget à ceux qui n'ont pas osé poser la question en séance. Les nouveaux rencontrent les anciens. Et le bureau recrute ses bénévoles pour l'année — ce qui, dans une association, ne se fait jamais autrement.

C'est le meilleur rapport coût/effet de votre année associative.

Une AG se tient presque toujours en soirée, entre 19h et 21h30, ou un samedi matin. Dans les deux cas, le buffet vient après.

Comptez 5 à 7 pièces par personne. Ce n'est pas un dîner : la plupart des participants mangeront chez eux, ou ont déjà mangé. Un buffet surdimensionné sur une AG donne l'impression d'une association qui dépense mal.

Le format debout s'impose, et pour une raison précise : la salle est occupée par des chaises alignées face à une tribune. Personne ne va les déplacer. Le buffet se dresse au fond ou dans le hall, et les gens s'y retrouvent en se levant.

C'est le point où les bureaux se trompent, et l'écart peut être considérable.

Sur une association ou une copropriété, le taux de présence réel aux AG tourne autour de 20 à 35 % des convoqués. Sur cent adhérents, comptez vingt-cinq à trente-cinq présents.

Deux nuances qui comptent.

Une AG à enjeu remplit. Vote important, changement de bureau, travaux votés, augmentation des cotisations : le taux peut doubler.

Les pouvoirs ne mangent pas. C'est évident et pourtant oublié : comptez les présents physiques, pas les voix.

Chez nous, le nombre reste ajustable jusqu'à 3 jours avant la livraison. Sur ce format où les inscriptions se débloquent dans la dernière semaine, c'est particulièrement utile.

Le détail administratif :

nous établissons un devis sous 24 h dans un document que vous pouvez transmettre tel quel à votre trésorier ou joindre à une demande de subvention. Facture après prestation, avec référence interne si vous en avez besoin — à signaler dès le devis.

Le public d'une AG est hétérogène par nature. Adhérents de tous âges, copropriétaires qui ne se connaissent pas, parfois des élus ou des représentants de la mairie.

Ce qui fonctionne : des pièces qui se prennent d'une main, sans assiette ni couvert. Sandwichs cocktail, mini bagels, navettes garnies, choux salés, plateaux japonais. Le plateau de bâtonnets de légumes croquants, qui allège et se mange à la main.

Ce qu'il vaut mieux éviter : tout ce qui tache. Les gens tiennent souvent un dossier, un ordre du jour ou un stylo dans l'autre main.

Les régimes : prévoyez systématiquement une part sans porc et une part végétarienne. Sur une assemblée ouverte où personne ne se déclare, c'est la seule façon de n'exclure personne. Nous le faisons sans surcoût.

Sur 5 à 7 pièces par personne, comptez 9 à 12 € par participant. Pour une AG de quarante présents, cela représente 360 à 480 €.

C'est un montant qui passe sans difficulté dans un budget associatif, à condition qu'il soit voté en amont. Le réflexe efficace : faites-le figurer comme ligne budgétaire de l'année suivante, lors de l'AG en cours. Vous n'aurez plus à le défendre l'année prochaine.

Règlement par virement à réceptionner avant la livraison, ou par chèque remis au livreur — ce qui convient bien aux associations disposant d'un chéquier dédié.

La plupart des AG se tiennent en salle communale ou dans un local associatif. Trois vérifications, dans cet ordre.

L'heure d'accès. Une AG de 19h suppose souvent un accès à 18h. Or nous livrons entre 8h et 17h : la livraison se fera donc en amont, et il faut quelqu'un sur place.

Un endroit frais. Nos préparations sont froides et attendent plusieurs heures sans difficulté, mais il leur faut une pièce à l'abri du soleil et des radiateurs. Dans une salle chauffée pour l'occasion, ce n'est pas anodin.

Une surface de service distincte. Pas la table de la tribune, pas celle où sont posés les documents et l'urne.

Nous livrons dans tout le département, dont Ézanville et Saint-Brice-sous-Forêt. Les conditions par commune figurent sur notre page Val-d'Oise, et notre offre traiteur événementiel couvre ce type de réunion.

Beaucoup de structures enchaînent AG, réunion de rentrée, galette et assemblée de fin de saison. Dans ce cas, posez le cadre une bonne fois : un format de référence, un budget par personne, un point de livraison.

Chaque commande se résume ensuite à une date et un nombre. Trois minutes au lieu de trente, et un trésorier qui sait à quoi s'attendre.

Pour une AG, partir d'une formule simplifie le vote.

Nos neuf formules de 20 à 50 convives donnent un montant clair à présenter au bureau, que nous ajustons ensuite à votre effectif réel.

Appelez le 06 22 65 31 97, devis sous 24 h. À lire aussi : l'événement traiteur en entreprise et les pièces cocktail.