La soirée de fin d'année

La soirée de fin d'année est le seul événement où l'entreprise entière se retrouve, services confondus, sans ordre du jour. C'est aussi celui qu'on organise le plus tard, et dans les pires conditions.

Nous sommes en août. C'est exactement le bon moment pour lire cet article.

Voici ce que nous observons chaque année dans le Val-d'Oise, avec une régularité déconcertante.

Les soirées d'entreprise se concentrent sur les deuxième et troisième jeudis de décembre, plus le jeudi qui précède les vacances scolaires. Trois dates, pour l'essentiel des entreprises du département.

Pourquoi le jeudi ? Parce que le vendredi, une partie des salariés est en télétravail ou part tôt, et parce qu'un lendemain de soirée se gère mieux un vendredi qu'un mardi.

La conséquence est mécanique : sur ces trois dates, salles, prestataires et créneaux de livraison sont pris des semaines à l'avance. Une entreprise qui s'y prend en novembre ne choisit plus, elle prend ce qui reste.

Bloquez votre date en septembre. Cela ne vous engage sur aucune quantité ni sur aucun menu : le nombre de participants reste ajustable jusqu'à 3 jours avant.

C'est le point sur lequel les entreprises se trompent le plus souvent.

Un dîner assis fige les tables. Les gens s'installent avec leur service, discutent avec les mêmes personnes qu'au bureau, et repartent sans avoir parlé à quiconque d'un autre étage. On a dépensé un budget pour reproduire l'organigramme.

Un cocktail dînatoire debout fait exactement l'inverse. On circule, on change d'interlocuteur, on croise des gens qu'on ne voit jamais. C'est le seul format qui produit ce que la soirée est censée produire.

Côté durée, deux heures et demie suffisent. Au-delà, l'assistance se clairseme et il ne reste que ceux qui habitent à côté.

Sur un cocktail dînatoire qui remplace le repas du soir, comptez 13 à 15 pièces par personne. C'est un vrai dîner.

L'erreur que nous voyons le plus : commander sur la base d'un apéritif, autour de huit pièces, en pensant que les gens auront dîné avant. Ils n'auront pas dîné avant. Ils sortent du bureau, ils viennent directement, et à 21h le buffet est vide.

Deux corrections à appliquer.

Comptez les présents, pas les invités. Sur une soirée de fin d'année, le taux de présence tourne autour de 70 à 80 % des effectifs, avec des écarts selon les sites.

Prévoyez les conjoints si vous les invitez. C'est une case qu'on oublie sur le formulaire d'inscription, et qui change le total de 30 %.

Le calcul rapide :

soixante participants à quatorze pièces représentent environ 850 pièces. C'est un volume où nos

formules de 20 à 50 convives

servent de base, que nous complétons ensuite à votre effectif réel.

Trois configurations, avec chacune son point de vigilance.

Dans vos locaux. La solution la plus économique. Vérifiez la capacité réfrigérée : un buffet pour soixante personnes n'entre pas dans le réfrigérateur de la salle de pause. Prévoyez des glacières.

Dans une salle louée. Demandez l'heure d'accès réelle, pas l'heure de la réception. C'est elle qui détermine notre créneau de livraison.

Dans un lieu atypique — château, musée, site industriel. Les plus mémorables, et les plus contraints : souvent pas de cuisine, parfois pas de prise disponible. Nos plateaux arrivent dressés et ne demandent ni four, ni plaque, ni branchement.

Sur une soirée de fin d'année, le budget est arrêté en amont. Le réflexe efficace consiste à inverser la conversation : annoncez votre enveloppe et votre effectif, nous construisons dedans. C'est plus rapide que trois allers-retours de devis, et cela vous donne un chiffre présentable en réunion.

Nous chiffrons sous 24 h, dans un document que vous pouvez transmettre tel quel.

Côté règlement : virement à réceptionner avant la livraison, ou chèque et espèces remis au livreur. Au-delà de 1 000 € — ce qui sera le cas — un acompte de 40 % est demandé à la validation.

Anticipez le délai interne de votre comptabilité. Dans beaucoup d'entreprises, une demande validée un lundi n'est exécutée que le jeudi suivant, et en décembre les services sont chargés.

Nous livrons dans tout le Val-d'Oise et en Île-de-France, sept jours sur sept de 8h à 17h. Livraison comprise dès 200 € dans un rayon de 20 km autour de Domont, dont les zones d'activité de Sarcelles.

Délai de trois jours ouvrés, commande avant 10h — mais sur les jeudis de décembre, ce sont les créneaux de livraison qui manquent bien avant la capacité de production.

Bloquez votre date dès maintenant au

06 22 65 31 97

Voir aussi notre offre traiteur pour entreprise, l'événement traiteur en entreprise et les pièces cocktail.